Es un conjunto
de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que
transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad
de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Esta
transformación se realiza con base en los criterios de calidad establecidos,
que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la
disponibilidad selectiva de los datos.
Todos los
sistemas de información implican tres (3) actividades principales; reciben
datos como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan
elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan informaciones
manuales, electromecánicos y computarizados. En tres (3) funciones: Sistema de
Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para
Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
Objetivo
General:
La principal
función de SIG es responder a las necesidades de organización a través de
estrategias empresariales con la ayuda de las nuevas tecnologías de información
y comunicación, además de brindar soporte y servicios a la gestión de los
negocios actuales.
Objetivos específicos:
- Suministrar información de manera adecuada y oportuna a los gerentes
- Proporcionar información indispensable para la toma de decisiones.
-Mostrar informes y resúmenes a disposición de todos los que resuelve los problemas de la compañía.
-Permitir que las funciones de planeación, control, operaciones se realicen en pro de la empresa.
-Que la información suministrada debe cumplir con los siguientes parámetros: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
Objetivos específicos:
- Suministrar información de manera adecuada y oportuna a los gerentes
- Proporcionar información indispensable para la toma de decisiones.
-Mostrar informes y resúmenes a disposición de todos los que resuelve los problemas de la compañía.
-Permitir que las funciones de planeación, control, operaciones se realicen en pro de la empresa.
-Que la información suministrada debe cumplir con los siguientes parámetros: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
2.
Estructura de un SIG
El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones
relacionadas con el control administrativo.
-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración.
Ubicación
en la estructura Organizacional
El Sistema de
información Gerencial se localiza en un nivel administrativo, en el que se
relaciona con funciones de seguimiento, control, toma de decisiones y
administración de Recursos. Se encuentra en dicho nivel ya que la información
que produce ejerce la función de herramienta de planificación y toma de
decisiones que sirve de ayuda para la mejora de la productividad de una
organización, usando así sus operaciones diarias de control.
Los sistemas que se encuentran en un nivel administrativo tienen como objetivo proporcionar informes o resúmenes regulares relacionados con las operaciones o procedimientos que ejecuta la empresa.
Los sistemas que se encuentran en un nivel administrativo tienen como objetivo proporcionar informes o resúmenes regulares relacionados con las operaciones o procedimientos que ejecuta la empresa.
Componentes
de SIG
Ø
Una estructura ideal del SIG debe contar
con 5 elementos esenciales: Recurso Humano, hardware, software, datos y
Procedimientos.
Procedimientos.
procesar los datos.
Ø
Hardware: Es la parte
física en la que se va a procesar los datos.
Ø
Recurso Humano: Son los
individuos, la fuerza productiva que
tiene las habilidades para utilizar el sistema.
tiene las habilidades para utilizar el sistema.
Ø
Base de datos: es el conjunto de datos
que se procesaran para el arrojo de informe para la toma de decisiones.
Ø
Procedimientos: Es la
información descriptiva que explica el uso
y operación del sistema.
y operación del sistema.
Ø
Cada uno tiene su grado de importancia,
debido a que no es nada exitoso un sistema que solo se cuente con la
computadora con un software especializado sin la intervención del usuario, así
como también que se cuente con el Recurso Humano capacitado, pero no con el
computador, sin un programa capaz de procesar los datos.
3.
ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL SIG
Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones
Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para
manejar transacciones en el nivel operativo, pero no es un Sistema de Información
Gerencial. Ejemplo:
Sistema
de Información para Administradores
En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información
creada por computadora, esta información puede servir para control de
operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto plazo, control
administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado,
los programas de cómputo pueden monitorizar continuamente transacciones que
entran y están siendo procesadas para detectar en forma automática
circunstancias excepcionales que requieren la atención del administrador.
Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una
transacción de ventas o una de crédito de ventas que fue aceptada para
procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite de crédito,
puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los
informes para control administrativo están basados en resúmenes de los archivos
maestros transacciones y no en las transacciones directamente.
Sistemas
de Información de Informes Financieros Externos
Casi todas las empresas deben preparar informes financieros para
distribuirlos a otras personas fuera de la organización y otras organizaciones;
ésta es una de las formas en que una organización interactúa con su medio. Por
ejemplo, a los principales acreedores que desean conocer la probabilidad de que
el dinero que se les debe les sea pagado y a los accionistas, para informales
del estado financiero de compañía.
Estos informes externos pueden tener propósitos limitados ( los que
envían a las oficinas del gobierno, del seguro social o impuestos retenidos); o
bien, estados financieros con propósito general, como hojas de balance de la
compañía y estados de ingresos. Con frecuencia debe diseñarse un subsistema
especial que genere informes con propósito limitados, como los que se envían en
las oficinas del gobierno.
Existe mucha interrelación entre estos sistemas y los de información
administrativos, aunque sus propósitos sean distintos. De cierto, como mucha de
la información financiera necesaria para los administradores y los usuarios de
información externa es similar, algunas organizaciones, en especial las más
pequeñas, diseñan sus sistemas de información para que sean útiles, tanto para
elaborar informes financieros externos, como para los propósitos
administrativos, esta práctica no permite a los administradores tener un
sistema de informes internos acorde con sus necesidades.
Sistema
de Información de Inteligencia
En la mayoría de las organizaciones que tienen un plan a largo plazo,
éste es un plan maestro desde el punto de vista de que hay otros sistemas de
planeación subordinados, e integrados con el sistema de planeación a largo
plazo, como se verá a continuación:
Un sistema de información de inteligencia de negocios reúne y analiza
sistemáticamente la información acerca del ámbito social, político, legal,
regulatorio y económico de uno o más países, así como de la salud y prospectos
futuros de la industria en la que se encuentra la organización y acerca de sus
competidores pueden descubrirse los patrones que, por ejemplo, indican un
cambio inminente o que sugieren las estrategias de largo plazo de compañías
competidoras.
No obstante, proporcionan información para la planeación que, de otra manera
los administradores no recibirán. Estos sistemas también reducen la cantidad de
tiempo que los administradores deben dedicarse a reunir la información de la
planeación, lo que les deja más tiempo para lo que es la planeación en sí
misma.
Por lo general, un sistema de información de inteligencia es casi
independiente de los otros sistemas. Debido a que la mayoría de la información
reunida está dirigida a la planeación estratégica, aunque una parte puede ser
útil para la planeación de corto plazo o para actividades de operación.
4. PLANEACIÓN Y CONTROL DE LOS SIG
Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por tanto, el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
Calidad: Para los
gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de
la realidad planteada.
Cantidad: Es
probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si
no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por
información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones
desacertadas.
Relevancia: La
información que le es proporcionada a un gerente debe estar
relacionada con sus tareas y responsabilidades.
En la conformación de los sistemas gerenciales es necesario un proceso, donde participe la planificación de sistemas de información, en el cual intervengan, por un lado los responsables de los procesos industriales con una visión estratégica y por otro, los profesionales del SIG capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicación, ya que la información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea, por lo tanto no deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, gerencia media y alta gerencia; ya que estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan, como se mencionan a continuación:
Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Gerencia media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos actuales, así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia,etc.
5. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En la conformación de los sistemas gerenciales es necesario un proceso, donde participe la planificación de sistemas de información, en el cual intervengan, por un lado los responsables de los procesos industriales con una visión estratégica y por otro, los profesionales del SIG capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicación, ya que la información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea, por lo tanto no deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, gerencia media y alta gerencia; ya que estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan, como se mencionan a continuación:
Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Gerencia media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos actuales, así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia,etc.
5. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El proceso de
desarrollo contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo,
cubriendo desde el análisis de requisitos hasta la instalación del soporte
lógico. Además de estas tareas, incluye dos partes en el diseño, también cubre
las pruebas unitarias y de integración del sistema. El desarrollo del sistema
de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será
necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los
procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto.
Para los casos
de las pequeñas hasta medianas organizaciones industriales sugerimos que se
adquiera sistemas de información ya elaboradas y probadas listo para su puesta
en marcha e implantación de la misma, sin embargo para las organizaciones
industriales consideradas como la gran industria en nuestro país recomendamos
el desarrollo, de los sistemas de información, pues permitirá diseñar y crear
parámetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la
organización.
Los sistemas de
información desarrollados para la organización en particular en cuanto sean
implantada y puesta en funcionamiento mostrará un rendimiento al 98%, mientras
que, aquellos adquiridos mediante una compra, su rendimiento oscila en el
intervalo del 60 al 70 %, ocasionando gastos de mantenimiento elevado.
6.
¿CUALES SON LOS FACTORES QUE DETERMINAN EL DESEMPEÑO DE LOS SIG?
Si se habla de
una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas
de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es, la manera
cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo.
Un sistema de
información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los
administradores para analizar la situación actual, identificar problemas
inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les
permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones
inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros
y materiales.
Para determinar
si el sistema de información gerencial es efectivo, hay que contestar a las
siguientes preguntas:
-¿Se recolecta
la información en forma continua y regular?
-¿Es confiable
la información recolectada?
-¿Opera el SIG
en todos los niveles de la organización?
-¿Contiene el
sistema un mecanismo regular de retroalimentación?
-¿Se elaboran
los informes periódica y regularmente?
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL EN LAS PyMEs
|
|
QUE ES HARDWARE.
La definición más simple de lo que
es un hardware, es que todo lo físico que podemos ver en una computadora, es
considerado como hardware. Todo lo que usted puede llegar a tocar de una
computadora, es el hardware. O sea, el monitor, el teclado, el mouse, la
impresora, etc. Cada uno de estos elementos por separados, no son nada. Pero
al unirlos de manera conjunta, para formar una computadora, pasan a ser parte
del hardware de nuestro terminal computacional.
FUNCIONES DEL HARDWARE.
Dentro de todo hardware, existe una
categorización específica. Categorías que siempre van a ser cinco. La primera
de procesamiento, la segunda de entrada, la tercera de salida, la cuarta de
almacenamiento y la quinta de comunicación.
En la primera categoría, podemos
destacar la unidad central de procesamiento (CPU) cuyo corazón es un
microprocesador de silicio, conformado por una unidad aritmético-lógica, la
cual realiza todos los cálculos y toma de decisiones. Por otra parte, tenemos
la memoria del computador o RAM.
En la segunda categoría, tenemos al
teclado, por ejemplo. Medio por el cual, podemos ejecutar todos los programas
inherentes a Office, por colocar un caso. El teclado es uno de los medios por
los cuales, el ser humano se puede comunicar con la computadora. De es
manera, ordenarle que ejecute ciertos programas, bajo la voluntad del
primero. Y como no, el segundo dispositivo de entrada, es el mouse. Con el
cual se cierra el círculo, de las maneras en que el ser humano, puede ordenar
a una computadora que ejecute lo que él desee.
La tercera categoría se refiere al
monitor y la impresora. Medios por los cuales, la computadora se entiende con
el ser humano.
En la cuarta categoría, podemos
señalar al disco duro, parte fundamental de toda memoria de computador. Sin
éste, sería imposible trabajar en un computador. Ya que no tendríamos donde
guardar tanta información y tenerla al mismo tiempo, en constante
disposición. Hay que pensar, que un disco duro, llega a tener 40gigabytes de
almacenamiento. Nada se le compara. Por otra parte, tenemos al CD-ROM, donde
la estrella es el disco compacto. El cual puede llegar a almacenar hasta 700
megabytes. Por último, los discos flexibles, los cuales, a diferencia de los
discos duros, poseen una capacidad muy limitada de almacenamiento. Aparte que
hay que tener mucho cuidado con ellos, ya que es muy fácil que se estropeen
con el calor, campos magnéticos, etc.
Por último, tenemos a la quinta
categoría. Donde se destacan tanto el módem y la tarjeta de red. El primero
nos sirve para conectarnos a Internet. Sin éste dispositivo y sus similares,
no tendríamos acceso alguno al ciberespacio. Y, con respecto a la tarjeta de
red, es ésta la que facilita y permite crear las redes de área local (LAN).
Definición de Sistema Operativo
El sistema operativo es el programa
(o software) más importante de un ordenador.
Para que funcionen los otros programas, cada ordenador de uso general debe
tener un sistema operativo. Los sistemas operativos realizan tareas básicas,
tales como reconocimiento de la conexión del teclado, enviar la información a
la pantalla, no perder de vista archivos y directorios en el disco, y
controlar los dispositivos periféricos tales como impresoras, escáner, etc.
En sistemas grandes, el sistema
operativo tiene incluso mayor responsabilidad y poder, es como un policía de
tráfico, se asegura de que los programas y usuarios que están funcionando al
mismo tiempo no interfieran entre ellos. El sistema operativo también es
responsable de la seguridad, asegurándose de que los usuarios no autorizados
no tengan acceso al sistema.
Clasificación de los Sistemas
Operativos
Los sistemas operativos pueden ser
clasificados de la siguiente forma:
Cómo funciona un Sistema Operativo
Los sistemas operativos
proporcionan una plataforma de software encima de la cual otros programas,
llamados aplicaciones, puedan funcionar. Las aplicaciones se programan para
que funcionen encima de un sistema operativo particular, por tanto, la
elección del sistema operativo determina en gran medida las aplicaciones que
puedes utilizar.
Los
sistemas operativos más utilizados en los PC son DOS, OS/2, y Windows, pero
hay otros que también se utilizan, como por ejemplo Linux.
Cómo se utiliza un Sistema
Operativo
Un usuario normalmente interactúa
con el sistema operativo a través de un sistema de comandos, por ejemplo, el
sistema operativo DOS contiene comandos como copiar ypegar para
copiar y pegar archivos respectivamente. Los comandos son aceptados y
ejecutados por una parte del sistema operativo llamada procesador de comandos
o intérprete de la línea de comandos. Las interfaces gráficas permiten que
utilices los comandos señalando y pinchando en objetos que aparecen en la
pantalla.
Ejemplos de Sistema Operativo
A continuación detallamos algunos
ejemplos de sistemas operativos:
Familia
Windows
Familia
Macintosh
Familia
UNIX
Un Sistema Gestor de Bases de Datos
(SGBD) o DBMA (DataBase Management System) es una colección de programas cuyo
objetivo es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las
aplicaciones. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un
lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. Un SGBD permiten
definir los datos a distintos niveles de abstracción y manipular dichos
datos, garantizando la seguridad e integridad de los mismos.
Algunos ejemplos de SGBD son
Oracle, DB2, PostgreSQL, MySQL, MS SQL Server, etc.
Un SGBD debe permitir:
• Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones de datos. • Construir la base de datos: guardar los datos en algún medio controlado por el mismo SGBD • Manipular la base de datos: realizar consultas, actualizarla, generar informes.
Las características de un Sistema
Gestor de Base de Datos SGBD son:
• Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción. • Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. • Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos hace necesaria la aparición de redundancias. • Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. • Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra segurizada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos. • Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada. • Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. • Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.
Este tipo de sistemas están basados
en la premisa que puntualiza que cada eslabón de la cadena de producción
puede ser llevado a cabo de la manera más eficaz con un sistema que integre a
los trabajadores con las máquinas.
Para ello se ha desarrollado una serie de software especializado, que permitegestionar bases de datos, planificación, procedimientos, toma de decisiones, y cada una de las funciones propias de una empresa y de sus empleados. Con el fin de lograr una eficaz productividad, y debido a la importancia que posee el manejo de información en las empresas, se utilizan las herramientas propias de los sistemas de gestión empresarial, que permiten controlar, planificar, organizar y dirigir cada uno de los eslabones de la cadena productiva. |
Comentarios
Publicar un comentario